10 questions à poser lors de l’embauche d’un traiteur pour un événement

octobre 15, 2021 0 Comments

La nourriture, la glorieuse nourriture ! Engager un traiteur pour un événement peut être amusant (pensez aux dégustations), mais aussi stressant (tant de bouches à nourrir, et pas tant de livres à dépenser).

Cependant, si vous faites vos recherches et posez toutes les questions ci-dessous mise en place par notre service de livraison fruit de mer a Lyon, vous pouvez vous assurer que vos invités repartent rassasiés et que vous évitez d’avoir le ventre vide !

Avez-vous des disponibilités à la date de mon événement ?

Pour des raisons évidentes, c’est la toute première question que vous devez poser à votre traiteur potentiel. S’il vous répond qu’il est disponible, il est bon de vérifier s’il n’y a pas d’autres événements prévus ce jour-là. S’ils ont déjà une conférence de 500 personnes à organiser, vous voudrez savoir comment ils géreront la charge de travail. Certains éléments seront-ils sous-traités ? La nourriture sera-t-elle fraîchement préparée ?

Puis-je voir des exemples de menus avec leur coût ?

Une fois que vous avez décidé de l’étendue de vos besoins en matière de restauration (par exemple, un repas complet de trois plats ou un simple buffet froid), demandez des suggestions de menus, ainsi que les prix par personne. Cela vous donnera une bonne idée de la manière dont le traiteur s’adapte à votre budget. Il est toujours possible de négocier et il existe des moyens de réduire les coûts, mais cela vous donnera une meilleure idée de ce que vous pouvez vous permettre.

Connaissez-vous bien le lieu que j’ai choisi ?

C’est un avantage certain si le traiteur a déjà travaillé dans votre lieu de réception. Il connaîtra l’accès, les installations de cuisine et les problèmes potentiels. S’il ne connaît pas le lieu, peut-il effectuer gratuitement une visite des lieux ? Si la nourriture doit être préparée à l’extérieur et apportée sur place, vous pouvez demander à visiter les installations de cuisine du traiteur, pour être sûr qu’elle sera produite dans des conditions conformes à vos normes.

Puis-je voir des témoignages ?

Avec un peu de chance, le traiteur vous a déjà été recommandé, mais si ce n’est pas le cas, demandez-lui des références. A-t-il des clients professionnels qui peuvent témoigner de la qualité de sa nourriture et de son service ? Pouvez-vous leur parler directement, si vous le souhaitez ? Demandez également au traiteur s’il a l’expérience d’événements comme le vôtre. S’il s’occupe habituellement de mariages, est-il capable de gérer une conférence de trois jours ? Vous aurez l’esprit tranquille s’il a l’expérience de la restauration pour votre type d’événement spécifique.

Vous voudrez également voir la preuve de leur assurance responsabilité civile et vérifier qu’elle répond à vos exigences.

Quelles options avez-vous pour les différents régimes alimentaires ?

Vous aurez certainement des invités ayant des besoins alimentaires différents, alors comment votre traiteur les prendra-t-il en charge ? Vous devez penser aux options végétariennes et végétaliennes, ainsi qu’aux sélections sans gluten et sans produits laitiers. Qu’en est-il des allergies aux noix ? La dernière chose que vous souhaitez est une réaction allergique sur les bras ! Quel niveau de communication peut-il fournir sur les ingrédients alimentaires ?

Où vous procurez-vous vos ingrédients ?

Vous voulez être sûr que vos invités recevront une nourriture de haute qualité, vous devez donc regarder au-delà du traiteur, dans sa chaîne d’approvisionnement. Utilise-t-il des fournisseurs locaux, des produits biologiques ou de saison ? Sont-ils traçables et fiables ou font-ils des économies en utilisant de la viande bon marché provenant d’un pays lointain où les réglementations sont moins strictes ?

Pouvez-vous fournir le mobilier et la vaisselle ?

Si votre lieu de réception n’est pas équipé de tout le matériel dont vous avez besoin, vous devrez le louer séparément. Vous vous épargnerez des tracas si votre traiteur peut s’en charger, soit en louant directement le matériel, soit en travaillant avec une tierce partie. Renseignez-vous sur les frais de location, la caution et la politique en cas de casse.

Vérifiez si le traiteur s’occupera également du montage et du démontage de la salle à manger. Mettra-t-il les tables en place et s’occupera-t-il du nettoyage par la suite ? Combien de temps cela prendra-t-il ?

Quel est le rapport entre le personnel de service et les invités ?

Renseignez-vous sur la façon dont le traiteur travaille le jour de l’événement pour garantir un service sans faille. Combien de serveurs fourniront-ils – devrez-vous payer un supplément pour ceux-ci ? Comment seront-ils habillés ? À quelle heure arriveront-ils sur place ? Qui sera responsable le jour de l’événement ?

Si vous faites simplement déposer de la nourriture, confirmez les modalités de livraison et l’heure de dépôt afin de ne pas faire attendre les délégués affamés.

Quand aurez-vous besoin d’un décompte final des invités ?

La prévision du nombre d’invités peut être la partie la plus difficile de l’organisation d’un événement, il est donc important que vous compreniez la politique du traiteur en matière de dérapage (lorsque vous avez moins d’invités que prévu) et également la flexibilité dont il peut faire preuve pour augmenter le nombre d’invités à la dernière minute.

N’oubliez pas non plus de vous renseigner sur leur politique d’annulation !

Quelles sont vos conditions de paiement ?

Lorsque vous confirmez votre réservation, il vous sera généralement demandé de verser un acompte non remboursable. Quel sera le montant de cet acompte et quelle est la date limite pour confirmer la réservation ? Quand le paiement intégral est-il exigé ? Quel est leur taux d’intérêt en cas de retard de paiement ? Quels sont les modes de paiement acceptés ?

Conclusion

Un traiteur professionnel aura l’habitude de répondre à ces questions, alors n’hésitez pas à le mettre sur la sellette. Soyez clair sur ce que vous voulez réaliser et sur vos restrictions budgétaires et demandez-lui de vous aider à résoudre les problèmes de manière créative. La restauration peut représenter une part importante du budget de votre événement. Il est donc essentiel de choisir un partenaire qui a de l’appétit pour votre projet.

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